Аудит работы в программах 1С

Зачем обновлять программу «1С: Зарплата и управление персоналом 8»?

• Исключение методологических ошибок при использовании программ 1С
• Исключение ошибок регламентированной отчётности при использовании программы 1С
• Гарантия безошибочной работы сотрудников в 1С
• Гарантия стабильной работы самой программы 1С
• Никаких сюрпризов во время сдачи отчётности в ФНС

Почему аудит необходимо сделать как можно скорее?

Достаточно иногда поставить не там чек-бокс (например, пользователя программы 1С:Управление торговлей кто-то отвлёк) – и все, встречайте учётный перекос!

На примере аудита при использовании программы 1С:Управление торговлей в блоке оперативного учёта разберём необходимость проведения такого анализа

Почему аудит необходимо делать вместе с 1-sprint?

Аудит вместе со специалистами позволяет провести технический анализ следующих аспектов работы в программе и её правильной настройки, и даст ответы на вопросы:

• Как давно были установлены обновления программы (частный случай: до последнего релиза надо обновить 1С на 8 шагов)
• Включено ли хранение истории изменений справочников?
• Включено ли разделения по партнёрам и контрагентам (минус схемы – усложнение работы, т.к. в документах появляется дополнительное поле «Партнёр» плюсом к «Контрагенту»)?
• Используется ли сотрудниками механизм дополнительных реквизитов?
• Используется ли возможность работать с почтой прямо из 1С (отправка и получение писем)?
• Включено ли хранение файлов на внешнем диске?
• Включён ли механизм работы со сделками?
• Корректно ли настроено формирование заказов клиентов в блоке «Взаиморасчёты с клиентами»?
• Используется ли механизм обособленного обеспечения?
• Используется ли полный функционал работы с обеспечением потребностей?
• Включена и используется ли возможность «Номенклатура контрагентов»?
• Используется ли (и корректно ли настроен) Блок «Доставка»? Есть ли технические ошибки при создании заданий на перевозку?
• Есть ли собственное дерево статей расходов, проводится ли «Закрытие месяца»? 
• Корректно ли настроены права доступа различных пользователей к тем или иным блокам программы?

Риски для компании, если бы аудит не был проведён вовремя:

• Обмен с другими, обновляемыми конфигурациями 1С может поломаться
• Не исправляются ошибки старого релиза
• Нет возможности выявить, какой пользователь, когда и какой справочник изменил
• Нет возможности видеть сводную информацию по взаиморасчётам и вести общий справочник контактных лиц 
• Увеличение трудозатрат сотрудников на выполнение рутинных операций (например, отправка счетов возможна напрямую из 1С, минуя передачу файлов в почтовый клиент)
• Медленная работа 1С и разрастание объёма базы из-за того, что файлы хранятся внутри базы данных
• Появление в документах дополнительных пустых полей из-за того, что механизм работы со сделками включён, но не используется (или не включён)
• Невозможно привязать оплату к заказу и увидеть в списке заказов %% оплаты и отгрузки
• Невозможно привезти и зарезервировать товар под конкретный заказ клиента, т. к. механизм обособленного обеспечения хоть и включён, но он не используется
• Возрастает риск ошибок при работе наименованиями товара поставщика и «нашего» товара (т. е. как этот товар называется в исследуемой компании). Плюсом к включению возможности «Номенклатура контрагентов» можно вести прайс-листы поставщиков в исследуемой 1С.
• Увеличение трудозатрат сотрудников и риски ошибок при создании заданий на перевозку, не создаются товарно-транспортные накладные
• Отсутствие корректной себестоимости и корректных расчётов с контрагентами
• Обнаружены отрицательные остатки по регистру «Товары организаций» в прошлых месяцах
• Некорректность оформления некоторых документов (например, продажа товара проведена раньше покупки)
• Возможен несанкционированный доступ части сотрудников к данным по: Организациям, Подразделениям, Складам, Видам цен, Номенклатуре, Контрагентам

Компания 1-sprint предлагает аудит по следующему плану:

1. Изучение процессов работы с первичными документами по следующим блокам
   · Маркетинг: Установка цен, Работа со скидками, Соглашения
   · Продажи (Заказ -> формирование потребности на закупку -> Резерв -> Реализация -> получение документов -> Взаиморасчёты с клиентами)
   · Закупки (Формирование заказов поставщиков -> Формирование Приобретений -> Взаиморасчёты с поставщиками)
   · Складские операции: Перемещение, Внутреннее потребление, Инвентаризация
   · Логистика: организация доставки
   · Финансы: Распределение расходов, Закрытие месяца, расчёт себестоимости
   · Регламентированный учёт: обмен с Бухгалтерией
   · Права доступа
2. Разработка документа «Результат аудита» с перечнем ошибок и предложением по их устранению

Результат аудита, который получил заказчик при сотрудничестве с 1-sprint:

1. Программа 1С:Управление торговлей обновлена до последнего релиза и запланированы ежемесячные обновления (полезно для актуальности 1С и уменьшения трудозатрат на обновления, когда они становятся критичными)
2. Организован процесс закрытия месяцев (для корректного расчёта себестоимости и корректных взаиморасчётов)
3. Включены и настроены удобные функции 1С, проведено обучение для ключевых пользователей программы (дополнительные реквизиты, обособленное обеспечение, работа с номенклатурой поставщиков, работа с почтой, права доступа)
4. Отключены неиспользуемые функции (например, Сделки, удалены лишние обмены)
5. Проведена работа по переводу договоров в способ расчётов «По заказам»
6. Внедрён блок «Доставка и логистика» для удобства организации работы с перевозками и печати документов